Při vedení dokumentace vycházíme zejména z vyhlášky č. 72/2005 Sb., případně z dalších legislativních dokumentů.
Mezi základní dokumenty, jejichž vedení vyplývá z vyhlášky č. 72/2005 Sb. zejména pak par. 7, odst. 3 (Škola zpracovává a uskutečňuje program poradenských služeb ve škole, který zahrnuje popis a vymezení rozsahu činností pedagogických pracovníků uvedených v odstavci 1, preventivní program školy včetně strategie předcházení školní neúspěšnosti, šikaně a dalším projevům rizikového chování.), patří:
Základní dokumenty jsou
Strategie školy pro oblast prevence je zpracovaná na několik let a obsahuje vizi (případně dlouhodobé cíle), kam se škola bude v prevenci ubírat. Žádný právní předpis přímo neukládá řediteli povinnost mít „strategii rozvoje školy“ jako oficiální dokument. Povinností je mít školní vzdělávací program (ŠVP) a řídit školu v souladu s ním a s legislativou. Strategie nebo koncepce rozvoje je spíš očekávání zřizovatele a ČŠI – tedy prakticky a strategicky je velmi doporučená a v praxi vyžadovaná, ale ne zákonná. Tento dokument je výhodné mít zpracovaný i pro oblast prevence, protože z něj můžeme vycházet při plánování krátkodobých cílů. Obvykle ho zpracovává vedení školy ve spolupráci se školním poradenským pracovištěm případně dalšími pedagogy.
Program poradenských služeb ve škole je dokument, u něhož povinnost jeho zpracování vyplývá z vyhlášky č. 72/2005 Sb. Dokument můžeme chápat jako rozcestník a tematický přehled pro jednotlivé pozice a preventivní aktivity celého poradenského pracoviště. Popisuje pozice členů ŠPP a jejich náplně práce. Definuje klíčová témata ŠPP, na která se daná škola zaměřuje a která jsou dále rozpracována v preventivním programu školy, případně dalších koncepčních textech.
Preventivní program školy (občas můžeme v legislativě stále najít termín Minimální preventivní program, který už je ale zastaralý a MŠMT ho nedoporučuje užívat) je dokument, u něhož povinnost jeho zpracování vyplývá z vyhlášky č. 72/2005 Sb. Je zpracovávaný pro každý školní rok. Zde jsou pojmenovány krátkodobé cíle (dle SMART parametrů) v oblasti prevence a jejich návaznost na dlouhodobé cíle.
Preventivní program školy může být vypracován elektronicky v Systému evidence preventivních aktivit (SEPA viz https://www.preventivni-aktivity.cz).
Přílohou PPŠ jsou Krizové plány a Strategie předcházení školní neúspěšnosti, šikaně a dalším projevům rizikového chování, což je dokument, u něhož povinnost jeho zpracování vyplývá z vyhlášky č. 72/2005 Sb.
Jak vypracovat PPŠ a Strategii předcházení školní neúspěšnosti, šikaně a dalším projevům rizikového chování je podrobněji uvedeno v záložce „Preventivní program školy“.
Vedení dalších dokumentů vyplývá také z vyhlášky č. 72/2005 Sb., zejména pak z přílohy č. 3, konkrétně z části II. Standardní činnosti školního metodika prevence. V oddíle II.I. Metodické a koordinační činnosti body 1–10. Stěžejní body 3, 9 a 10 (Metodické vedení činnosti pedagogických pracovníků školy v oblasti prevence rizikového chování. Shromažďování odborných zpráv a informací o žácích v poradenské péči specializovaných poradenských zařízení v rámci prevence rizikového chování v souladu se zákonem o ochraně osobních údajů. Vedení písemných záznamů umožňujících doložit rozsah a obsah činnosti školního metodika prevence, navržená a realizovaná opatření.).
V oddíle II.II. Informační činnosti, body 1–5 (Zajišťování a předávání odborných informací o problematice rizikového chování, o nabídkách programů a projektů, o metodách a formách specifické primární prevence pedagogickým pracovníkům školy. Prezentace výsledků preventivní práce školy. Vedení a průběžné aktualizování databáze spolupracovníků školy pro oblast prevence rizikového chování. Předávání informací a zpráv o realizovaných preventivních programech zákonným zástupcům, pedagogickým pracovníkům školy a školskému poradenskému zařízení. Vedení dokumentace, evidence a administrativa související se standardními činnostmi v souladu se zákonem o ochraně osobních údajů a předávání informací o realizovaných preventivních programech školy pro potřeby zpracování analýz, statistik a krajských plánů prevence.)
Tyto činnosti je možné naplnit prostřednictvím dokumentů:
Deník školního metodika prevence – dokument, který je výhodné vést, obsahuje veškerou činnost ŠMP (aktivity s žáky, rodiči, kolegy, akce, jednání apod.; zapsat kdy, co a pro koho se konalo, případně s jakým výsledkem). Část deníku ŠMP může nahradit výkaz v Systému evidence preventivních aktivit.
Prostřednictvím Výkazu v Systému evidence preventivních aktivit (viz https://www.preventivni-aktivity.cz) je také možné naplnit body z přílohy vyhlášky, které odkazují na předávání informací a zpráv o realizovaných preventivních programech školskému poradenskému zařízení a předávání informací o realizovaných preventivních programech školy pro potřeby zpracování analýz, statistik a krajských plánů prevence.
Zápisy řešení aktuálních problémů z oblasti prevence – zapsat nálezy OPL, šetření ohledně šikany, jednotlivá jednání se žáky, rodiči, navrhovaná opatření, apod. Může být součástí deníku nebo vedeno samostatně.
Ankety a výsledky různých šetření
Přípravy na metodická vedení učitelů – jednou z činností ŠMP je metodické vedení učitelů, je vhodné si jako doklad o naplňování této činnosti uchovat přípravy na tato jednání.
Zápisy jednání týmu školního poradenského pracoviště jako podklad činnosti týmu (alespoň 3x – 4x ročně, nebo dle potřeby).
Evidence akcí s preventivní tematikou, vzdělávání a kontaktů – ŠMP eviduje kontakty důležité pro prevenci projevů rizikového chování, další akce, projekty atd.